34 DECRETO LEGISLATIVO 28 dicembre 2000, n. 443 (in Suppl. ordinario alla Gazz. Uff., 20 febbraio, n. 42). - Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa. (Testo B).(1)

(1)I riferimenti normativi relativi al decreto legislativo sono riportati in calce al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, di approvazione del testo unico, pubblicato nel medesimo supplemento ordinario.

Preambolo

Il Presidente della Repubblica:

Visti gli articoli 76 e 87, comma quinto, della Costituzione;

Visti gli articoli 14 e 16 della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Visto l'art. 7, comma 2, della legge 8 marzo 1999, n. 50, come modificato dall'art. 1, comma 6, lettera e), della legge 24 novembre 2000, n. 340;

Visto il punto 4) dell'allegato 3 della legge 8 marzo 1999, n. 50;

Viste le preliminari deliberazioni del Consiglio dei Ministri, adottate nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;

Visto il parere della Conferenza Stato-città, ai sensi dell'art. 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, espresso nella riunione del 14 settembre 2000;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 18 settembre 2000;

Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 15 dicembre 2000;

Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri dell'interno e della giustizia;

Emana il seguente decreto legislativo:

 

 

 

 

 

 

CAPO I

DEFINIZIONE E AMBITO DI APPLICAZIONE

 

Articolo 2

  Oggetto.

1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonchè ai gestori di pubblici servizi, nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto dall'art. 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.

 

 

 

Articolo 5

 . Rappresentanza legale.

1. Se l'interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà dei genitori, dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del curatore.

 

CAPO II

DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA

Sezione I

Documenti amministrativi e atti pubblici.

 

 

Articolo 6

 . Riproduzione di documenti.

1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. 

2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

3. [Si vedano le corrispondenti disposizioni contenute nel Testo Unico, d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445,  ].

4. [Si vedano le corrispondenti disposizioni contenute nel Testo Unico, d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445,  ].

 

Articolo 7

 . Redazione e stesura di atti pubblici.

1. I decreti, gli atti ricevuti, dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo.

2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.

 

 

Articolo 18

 . Copie autentiche.

1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.

2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonchè da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonchè apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'art. 20.

 

.

Articolo 30

 . Modalità per la legalizzazione di firme.

1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonchè apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.

 

Articolo 31

 . Atto non soggetti a legalizzazione.

1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonchè apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.

 

Articolo 32

 . Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute.

1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.

Articolo 33

 . Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero.

1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso.

2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'art. 31.

3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.

4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.

5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.

 

Articolo 34

 . Legalizzazione di fotografie.

1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato. Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.

2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento dell'imposta di bollo.

 

Articolo 36

 . Carta d'identità e documenti elettronici.

1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d'identità elettronica e del documento d'identità elettronico sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.

2. La carta d'identità elettronica e l'analogo documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo anno, devono contenere:

a) i dati identificativi della persona;

b) il codice fiscale.

3. La carta d'identità e il documento elettronico possono contenere:

a) l'indicazione del gruppo sanguigno;

b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;

c) i dati biometrici indicati con decreto di cui al comma 1, con esclusione, in ogni caso, del DNA;

d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l'azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;

e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica, occorrenti per la firma digitale.

4. La carta d'identità elettronica può altresì essere utilizzata per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche amministrazioni.

5. Con decreto del Ministro dell'interno, sentite l'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, il Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la produzione delle carte di identità e dei documenti di riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette regole sono adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche.

6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni, nell'ambito dei rispettivi ordinamenti, possono sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per l'erogazione di ulteriori servizi o utilità.

7. La carta di identità, ancorchè su supporto cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza.

 

SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA

Sezione I

ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE

ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE.

 

Articolo 38

 . Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze.

1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.

2.  [Si vedano le corrispondenti disposizioni contenute nel Testo Unico, d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445,  ].

3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all'art. 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.

 

 

Articolo 39

 . Domande per la partecipazione a concorsi pubblici.

1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonchè ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione.

 

Articolo 40

 . Certificazioni contestuali.

1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell'ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico documento.

 

Articolo 41

 . Validità dei certificati.

1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonchè dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'art. 76.

 

Articolo 43

 . Accertamenti d'ufficio.

2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico ai fini del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135 la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante effettuata, finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione certificante rilascia all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente.

 

Articolo 45

 . Documentazione mediante esibizione.

1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito.

È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento.

 

 

 

 

 

CAPO VI

SANZIONI

 

Articolo 74

 . Violazione dei doveri d'ufficio.

1. Costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo unico.

2. [Si vedano le corrispondenti disposizioni contenute nel Testo Unico, d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445,  ].

 

Articolo 76

 . Norme penali.

1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

2. L'esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.

3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell'art. 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.

4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.

 

CAPO VII

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 77

 . Norme abrogate.

1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio 1968, n. 15; l'art. 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993, n. 537; l'art. 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l'art. 3 commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito dall'art. 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge 15 maggio 1997, n. 127; l'art. 2, comma 11 della citata legge 16 giugno 1998, n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n. 340; l'art. 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n. 342. 

2. [Si vedano le corrispondenti disposizioni contenute nel Testo Unico, d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445,  ].

RICHIAMI

 

 

Articolo 78

 . Norme che rimangono in vigore.

1. a) tutte le disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109, concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell'indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;

b) il D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 in materia di imposta di bollo;

c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990, n. 241;

d) l'art. 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993, n. 537;

e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;

f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali a contenuto generale, nonchè le regole tecniche già emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;

g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni archivistici di cui al capo II del D.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.

2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti di dati personali da parte delle forze dell'ordine, ai sensi dell'art. 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.

 

 

 

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